Een werkapp op maat voor Maascleaning

Informatie op verschillende plekken

Een schoonmaakteam werkt op verschillende locaties, voor verschillende klanten en op wisselende momenten. Bij Maascleaning werd die afstemming via WhatsApp geregeld en op papier bijgehouden. Daardoor stond de informatie over het dagelijkse werk verspreid over gesprekken en notities.

We bouwden een app op maat om planning, uren en opvolging een centrale plek te geven. De app sluit aan op zowel het werk van de schoonmaakmedewerkers als de administratie achter de schermen.

De werkdag in de app

Medewerkers kunnen hun planning raadplegen, gewerkte uren vastleggen en opmerkingen toevoegen aan een shift. Daarbij kiezen ze de juiste klant en het bijbehorende project. Hun eigen urenoverzicht maakt de geregistreerde werkzaamheden terugvindbaar.

De medewerkeromgeving ondersteunt Nederlands, Engels, Pools en Oekraïens. Zo kan ieder teamlid de beschikbare interface gebruiken in een taal die bij hem of haar past.

Overzicht voor de administratie

De administratie beheert medewerkers, klanten, projecten en planning vanuit dezelfde omgeving. In het urenoverzicht zijn registraties te bekijken en te filteren per periode, medewerker of klant. De gegevens kunnen ook worden geëxporteerd voor verdere verwerking.

Daardoor zijn de geregistreerde uren gekoppeld aan de werkzaamheden en de locatie waar ze bij horen. De administratie heeft één overzicht om op terug te vallen.

Ook ruimte voor wat er tussendoor gebeurt

Naast planning en uren bevat de app functies voor verlofaanvragen en materiaal- of onderhoudsmeldingen. Medewerkers kunnen een melding aan een project koppelen, waarna de opvolging binnen de app gebeurt. Afgehandelde meldingen kunnen worden gearchiveerd en blijven terugvindbaar.

Een werkdag laat één spoor achter

Waar afspraken eerder via WhatsApp liepen en gegevens op papier werden bijgehouden, gebruikt Maascleaning nu een werkapp voor de dagelijkse opvolging. Een medewerker kan zien waar hij of zij verwacht wordt en het uitgevoerde werk daar vastleggen. Voor de administratie ontstaat daarmee een registratie die aan dezelfde planning en het juiste project is gekoppeld.

Die verbinding is het wezenlijke verschil met losse berichten en notities. Een shift staat niet op zichzelf: de klant, locatie, medewerker, gewerkte tijd en eventuele opmerking blijven bij elkaar. Wie later iets moet nakijken, heeft zo meer context dan alleen een urengetal.

Uren zijn bruikbaar voor verdere verwerking

Medewerkers kunnen hun eigen registraties terugvinden. De administratie kan uren per periode, medewerker of klant bekijken en exporteren. Daardoor kan zij vanuit dezelfde bron zowel een afzonderlijke shift nakijken als een ruimer overzicht voorbereiden voor verdere verwerking.

Het werk staat daardoor niet langer uitsluitend in chatgesprekken of op papier. De administratie beschikt over gestructureerde registraties die zij kan nakijken en meenemen in de verdere verwerking.

Praktische vragen blijven bij het project

Tijdens schoonmaakwerk ontstaat meer dan alleen een urenregistratie. Een medewerker kan een materiaalvraag of onderhoudsmelding aan een project koppelen. De administratie kan de melding daar opvolgen en na afhandeling terugvinden. Zo raakt een praktische vraag niet los van de locatie waar ze ontstond.

De medewerkerinterface is beschikbaar in vier talen. Dat maakt dezelfde werkwijze toegankelijk voor een meertalig team. De app is momenteel in gebruik en biedt Maascleaning één gedeelde plaats voor geplande werkzaamheden, uitgevoerde uren en de zaken die onderweg aandacht vragen.